NOMOR KODE SURAT RESMI

NOMOR KODE SURAT RESMI

Cara Membuat Nomor Surat Resmi

Assalam Alaikum  Warahmatullahi Wabarakatuh

Pada kesempatan ini saya mencoba memaparkan sedikit pengetahuan tentang nomor kode surat dan tatacara penulisannya

Pada surat non formal memang penggunaan nomor tidak begitu diharuskan.

Namun, dalam pembuatan surat-surat resmi nomor surat merupakan bagian penting yang tidak boleh dilewatkan atau dituliskan sembarangan.

Masing-masing angka atau huruf yang terdapat pada bagian nomor surat dapat menjadi kode tentang pembuatan surat itu sendiri.

Untuk Anda yang berkecimpung dalam dunia surat menyurat atau ingin mempelajari pembuatan surat Anda harus benar-benar memperhatikan nomor yang hendak Anda buat.

Nomor surat sendiri memiliki berbagai tujuan informasi seperti, jenis, siapa yang membuat, bulan dan tahun pembuatan serta jumlah surat yang telah dibuat.

Selain bertujuan menyampaikan informasi dalam bentuk kode ternyata nomor surat juga bermanfaat dalam mempermudah penyimpanan, pencarian dan pencatatan surat masuk dan keluar serta hal lainnya yang dibutuhkan dalam pengarsipan.

Bagian surat resmi yaitu nomor surat adalah salah satu bagian yang fungsinya sangatlah penting. Bagian ini tidak boleh dibuat sembarangan karena masing-masing karakter dalam nomor surat resmi memiliki makna dan arti.

Karena itulah penulisan nomor surat ini tidak boleh asal dan sembarangan. Supaya tidak terjadi kesalahan dalam pembuatan nomor dan agar fungsinya tercapai maka alangkah baiknya jika kita belajar mengenai nomor tersebut.

Jika anda selalu berkecimpung dengan surat menyurat maka anda harus memahami benar bagaimana Tata Cara Penulisan Nomor Surat agar semua surat yang ada bisa lebih tertib. Jangan sampai, saat membuat surat anda sampai lupa meletakkan nomor suratnya.

Nah, supaya lebih jelas mari kita bahas satu persatu. Jika anda perhatikan, dalam penulisan nomor untuk surat resmi maka anda akan mendapatkan beberapa kode nomor misalnya:

1. Nomor urut surat

2. Kode surat

3. Bulan atau Tahun Pembuatan
4. Surat keterangan kesalahan penulisan ijazah
5. Surat keterangan kematian
6. Surat keterangan perjalanan dinas

Masing-masing bagian tersebut memiliki fungsi yang sangat penting, yaitu berkaitan dengan kearsipan. Agar lebih jelas anda bisa mengikuti penjelasan mengenai Sistem Penomoran Surat Resmi berikut ini.

Contoh :

No : 421.2/07/SDN-8GU/III/2020

Keterangan :

421.2        : Kode nomor surat

07             : Nomor urutan surat yang dikeluarkan

SDN-8GU : Nama lembaga yang mengeluarkan surat (SDN 8 Gu)

III              : Bulan berjalan (dalam Angka Romawi)

2020         : Tahun berjalan

Setiap institusi atau organisasi berhak membuat sistem / aturan penomoran surat dimana sistem tersebut bebas dilakukan sepanjang tidak keluar dari aturan umum sistem penomoran surat, berupa kode angka / huruf dan singkatan-singkatan. Lebih jelasnya silahkan perhatikan contoh berikut!

Nomor : A.001/Pan-Pel/AKB/I/2020

Coba lihat susunan kode pada nomor surat resmi di atas, tentu ada arti, maksud dan juga tujuannya bukan? Nah, pada nomor di atas masing-masing memiliki arti sendiri yaitu seperti dijelaskan di bawah ini:

1.     A = kode untuk surat internal (misalnya surat undangan untuk anggota, surat apapun yang berkaitan dengan anggota organisasi / jaringan dalam institusi). Sehingga kode "B" berarti kode surat untuk pihak luar organisasi. Maka boleh juga memberikan kode C untuk Jenis Surat Tugas dan Surat Keterangan lainnya.

2.     001 = Artinya nomor seri surat itu dikeluarkan, misalnya dalam suatu kegiatan surat pertama yang dikeluarkan untuk internal lembaga khusus di kegiatan tersebut adalah 001, maka kalau ada surat susulan otomatis menjadi 002.

3.     Pan-Pel = Artinya Panitia Pelaksana (jika surat itu khusus untuk sebuah kepanitiaan acara / kegiatan. Bila bagian yang ini bisa ada dan bisa ditiadakan. Kode jenis ini umumnya ada: Kongres; Musda; Rapat; Prop; dan sebagainya

4.     AKB = Identitas organisasi / institusi

5.     I = Bulan ketika surat itu dikeluarkan, umumnya di tulis dalam angka romawi

6.     2020 = Tahun surat itu di keluarkan

Dari arti masing-masing bagian nomor tersebut jelas sekali dapat kita lihat berbagai fungsi nomor surat tersebut. Kalau kita lihat dari penjelasan tersebut dapat diketahui bahwa fungsi nomor surat antara lain sebagai berikut:

a. Mempermudah penyimpanan (index)
b. Mempermudah pencarian surat
c. Memudahkan pencatatan baik surat masuk maupun surat keluar

Jadi, nomor tersebut penting bukan? Maka dari itu anda yang sering berurusan dengan pembuatan surat menyurat tentunya harus tahu bagaimana membuat nomor untuk surat masuk maupun untuk surat keluar. Sekarang coba perhatikan beberapa contoh lain berikut ini.

·         Nomor: 20/KKG/X/2020

·         Nomor: 430/C.C2/KR/2020

Dari beberapa contoh yang ada di atas bisa kita ketahui bahwa nomor ini terdiri dari beberapa bagian yang bisa kita identifikasi. Bagian nomor tersebut seperti yang sudah disebutkan di atas yaitu nomor urut, kode instansi/perusahaan, dan kode bulan serta tahun pembuatan surat.

Dengan informasi yang ada pada nomor tersebut tentu anda bisa dengan mudah mengetahui informasi tentang surat yang ada, yaitu informasi mengenai:

1. jumlah surat yang telah di buat
2. jenis surat
3. siapa yang membuat
4. bulan apa di buat
5. tahun berapa di buat

Berbicara mengenai nomor ini tentu kita juga harus tahu bagaimana penulisan nomor surat tersebut yaitu baik berkaitan dengan komposisi maupun susunan penulisan pada sebuah surat. Sekarang mari kita lihat contoh penulisan nomor pada surat resmi di bawah ini.

Jika kita lihat nomor surat sendiri biasanya di pisahkan oleh tanda miring (/).

Ternyata tiap nomor maupun huruf yang dipisahkan dengan tanda tersebut memiliki makna yang berbeda.

Untuk itu kita perlu mengetahui apa-apa saja yang menjadi komponen dalam penulisan nomor surat itu sendiri.

Umumnya nomor surat itu terdiri atas :

• Kode nomor surat,
• Nomor urutan surat yang dikeluarkan,
• Nama lembaga yang mengeluarkan surat,
• Bulan berjalan (dituliskan dengan angka romawi),
• Tahun berjalan.

Dalam penulisan nomor surat resmi, ke-5 komponen tersebut harus tercantum dan terpisah oleh garis miring (/).

Itu dia pembahasan tentang cara menulis nomor surat yang benar.

Beberapa penjelasan diatas merupakan contoh dari cara membuat penulisan nomor surat yang umum.

Sedangkan pada keperluan sehari-hari penulisan nomor dapat disesuaikan dengan kebutuhan instalansi yang membuat surat serta tidak heran 
jika nantinya ditemukan penulisan nomor yang berbeda dengan cara-cara yang telah dibahas di atas.

Dalam penulisan surat dari lembaga-lembaga tertentu biasanya menyertakan kode penerima surat apakah si penerima bagian internal atau eksternal dari lembaga tersebut.

Kode penerima tersebut dituliskan dengan urutan nomor urut surat, kode penerima (bagian internal atau eksternal lembaga pembuat surat), kode perihal dan tahun berjalan.

I. Klasifikasi Dasar : 000 Umum 100 Pemerintahan 200 Politik 300 Keamanan / Ketertiban 400 Kesejahteraan Rakyat 500 Perekonomian 600 Pekerjaan Umum Dan Ketenagaan 700 Pengawasan 800 Kepegawaian 900 Keuangan	II. Klasifikasi Rincian Singkat    000 Umum    010 Urusan Dalam 020 Peralatan 030 Kekayaan Daerah 040 Perpustakaan / Dokumen/ Kearsipan/ Sandi 050 Perencanaan 060 Organisasi / Ketatalaksanaan 070 Penelitian 080 Konperensi    090 Perjalanan Dinas
100 Pemerintahan           110 Pemerintahan Pusat 120 Pemda Tk.I 130 Pemda Tk.II 140 Pemerintah Desa 150 Dpr-Mpr 160 Dprd Tk.I 170 Dprd Tk.II 180 Hukum 190 Hubungan Luar Negeri	200 Politik           210 Kepartaian 220 Organisasi Kemasyarakatan 230 Organisasi Profesi & Fungsional 240 Organisasi Pemuda 250 Organisasi Buruh, Tani, Nelayan 260 Organisasi Wanita 270 Pemilihan Umum 280 – 290 –
300 Keamanan / Ketertiban           310 Pertahanan 320 Kemiliteran 330 Keamanan 340 Pertahanan Sipil 350 Kejahatan 360 Bencana 370 Kecelakaan 380 – 390 –	400 Kesejahteraan Rakyat           410 Pembangunan Desa 420 Pendidikan 430 Kebudayaan 440 Kesehatan 450 Agama 460 Sosial 470 Kependudukan 480 Media Massa 490 –
500 Perekonomian           510 Perdagangan 520 Pertanian 530 Perindustrian 540 Pertambangan Kesamudraan 550 Perhubungan 560 Tenaga Kerja 570 Permodalan 580 Perbankan / Moneter 590 Agraria	600 Pekerjaan Umum & Ketenagaan           610 Pengairan 620 Jalan 630 Jembatan 640 Bangunan 650 Tata Ruang Kota 660 Tata Lingkungan 670 Ketenagaan 680 Peralatan 690 Air Minum
700 Pengawasan           710 Bidang Pemerintahan 720 Bidang Politik 730 Bidang Keamanan / Ketertiban 740 Bidang Kesra 750 Bidang Perekonomian 760 Bidang Pekerjaan Umum 770 – 780 Bidang Kepegawaian 790 Bidang Keuangan	800 Kepegawaian           810 Pengadaan 820 Pengangkatan & Mutasi 830 Kedudukan 840 Kesejahteraan 850 Cuti 860 Penilaian 870 Tata Usaha 880 Pemberhentian 890 Pendidikan
900 Keuangan           910 Anggaran 920 Otorisasi 930 Verivikasi 940 Pembukuan 950 Perbendaharaan 960 Pembinaan Kebendaharaan 970 Pendapatan 980 – 990 Bendaharawan

Pola Klasifikasi Nomor Surat Dinas Pendidikan dan Instansi terkait

Kode	Urusan / Tentang / Uraian.
420	PENDIDIKAN
420.1	Pendidikan khusus.Klasifikasi di sini:Pendidikan Putra-2 Irian Jaya
421	Sekolah /Perguruan Tinggi
421.1	Pra Sekolah /play group
421.2	Sekolah Dasar
421.3	Sekolah Menengah
421.4	Sekolah Tinggi
421.5	Sekolah Kejuruan
421.6	Kegiatan Sekolahan,Dies Natalis,Lustrum
421.61	Perguruan tinggi (PT)
421.7	Kegiatan Pelajar
421.71	Reuni Darmawisata
421.72	Pelajar Teladan
421.73	Resimen Mahasiswa(MENWA)
421.74	Kunjungan Ilmiah
421.75	Class meeting
421.76	Ekstra kurikuler
421.77	Pendidikan luar sekolah
421.8	Sekolah Pendidikan Luar Biasa
421.9	Pendidikan Luar Sekolah/Pemberantasan Buta Huruf
422	Administrasi Sekolahan
422.1	Persyaratan Masuk Sekolah,testing,Ujian,Pendaftaran,mapram,perpeloncoan.
422.2	Tahun Pelajaran / Tahun Akademik
422.3	Hari Libur
422.4	Uang Sekolah-Klasifikasikan disini SPP
422.5	Beasiswa
422.6	SPMA,BOP
422.7	Biaya belajar mandiri (BBM)
422.8	Masa orientasi siswa
422.9	Orientasi kampus /OPSPEK
423	Metode Belajar
423.1	Kuliah
423.2	Ceramah,Simposium
423.3	Diskusi
423.4	Kuliah Lapangan,Widyawisata,KKN
423.5	Kurikulum
423.6	Karya Tulis
423.7	Ujian
423.8	PKL
423.9	Praktek Industri
423.10	Kurikulum berbasis kompetensi (KBK)
423.11	Sylabusi
423.12	Tes Hasil Belajar (THB)
424	Tenaga Pengajar,Guru,Dosen,Dekan,Rektor
	Klasifikasikan disini:Guru Teladan
424.1	Pengawas sekolah
424.2	Tenaga Administrasi
425	Sarana Pendidikan
425.1	Gedung
425.11	Gedumg Sekolah
425.12	Kampus
425.13	Pusat Kegiatan Mahasiswa
425.2	Buku
425.3	Perlengkapan Sekolah
426	Keolahragaan
426.1	Cabang Olahraga
426.2	Sarana
426.3	Perkumpulan olahraga (PSSI, PELTI )
426.31	Gedung olah raga
426.32	Stadion
426.33	Lapangan
426.34	Kolam renang
426.4	Pesta olah-raga klasifikasi disini::PON,Porsade,Olimpiade,dan sebagainya
426.5	Hobby
426.6	Instruktur pelatih
427	Kepemudaan Meliputi organisasi dan Kegiatan Remaja. Klasifikasikan disini: Gelanggang remaja, Karang Taruna
428	Kepramukaan klasifikasikan disini :Persami, Jambore, Lomba tingkat, Raimuna
429	Pendidikan kedinasan Untuk Departement Dalam Negri lihat 890
430	Kebudayaan

 Demikian beberapa kode surat dan tatacara penulisannya.Semoga memberikan manfaat dan memperluas wawasan sehingga kesalahan dalam penulisan kode surat dan cara penulisannya dapat dihindari.